Obwohl Digital-Asset-Management-Tools schon seit Langem existieren, sind sie vielen mittelständischen Betrieben noch unbekannt.

Einfach ausgedrückt sind Digital-Asset-Management-Tools (auch DAM genannt) ein zentraler Aufbewahrungsort für all ihre digitalen Dokumente – neben Bildern auch Videos, Präsentationen, Kundenangebote oder Vorlagen mit Ihrem Unternehmenslogo.

Die Dateien („Assets“) werden mit Meta- oder Qualifikationsdaten und einem zuständigen Eigentümer hochgeladen. Mit der integrierten Suche haben Sie Ihre Dateien immer parat und müssen nicht mehr suchen. Ein integriertes System zur Nutzerverwaltung und granularen Autorisierung versichert, dass nur autorisierte Mitarbeiter Zugriff auf die jeweiligen Dateien haben.

Die Tools sind jedoch weit mehr als nur ein zentralisierter Speicherort: Sie vereinfachen den Alltag Ihrer Marketingabteilung und steigern die Produktivität dieser Teams. Viele der zeit- und personalaufwändigen manuellen Vorgänge können automatisiert oder zumindest digitalisiert werden.

Es folgen Beispiele aus der Praxis, wie DAM Ihren Arbeitsalltag optimieren kann:
Kooperation mit externem Partner zur Erstellung von Digital Assets – zum Beispiel ein neues Bild für Ihre Website

Bei der Arbeit mit einer Digitalagentur kann es schnell zu organisatorischen Herausforderungen kommen: Die Designagentur sendet ihre Entwürfe per E-Mail, über Dropbox, auf einem USB-Medium oder auf andere Art an einzelne beteiligte Mitarbeiter. Diese Mitarbeiter nehmen die Entwürfe entgegen, bearbeiten sie lokal, teilen sie eventuell per E-Mail zur weiteren Bearbeitung mit anderen Mitarbeitern und senden schließlich ihre Anmerkungen an die Agentur. 

Risiken dieses Ansatzes

Nehmen wir zum Beispiel an, der Empfänger der Entwürfe ist einige Tage auf einem Seminar, und die E-Mail findet keine Beachtung. Gleichzeitig könnten andere Mitarbeiter auf die Entwürfe warten, um ihre Arbeit fortzusetzen. Vorausschauenderweise könnte dies vorher mit der Agentur abgeklärt werden, was jedoch den Zeitaufwand zur Klärung erhöht.

Mit der Zeit weiß niemand mehr, welche Version der Datei aktuell ist und wo sie sich befindet. Es muss unter großem Zeitaufwand nach der richtigen oder wenigstens der letzten verfügbaren Version gesucht werden.

Vielleicht befand sich die einzige Kopie auf der lokalen Festplatte eines Nutzer-PCs, der gerade abgestürzt ist? In diesem Fall müssten Sicherungskopien durchsucht oder neue Dateien von der Agentur angefordert werden.

Es gibt keine Möglichkeit, festzustellen, wer auf die Datei zugegriffen hat. Zudem sind besonders die Lizenzen hochqualitativer Bilddateien oft zeitlich begrenzt, und es besteht das Risiko, dass Ihre Mitarbeiter auch nach Ablauf der Lizenz noch auf das Bild zugreifen.  Dafür könnte Ihr Unternehmen mit einer Strafe belegt werden.

Wie kann DAM Ihnen in diesem Fall helfen?

Der Datenaustausch erfolgt zentral über die DAM-Plattform. Dies ermöglicht schnelle und einfache Zusammenarbeit mit externen und internen Nutzern, wobei Kommunikation und Versionsgeschichte immer protokolliert werden und in Zukunft abgefragt werden können – ganz anders als bei E-Mail-Verläufen von Mitarbeitern, die seit Jahren nicht mehr in Ihrer Firma tätig sind.

Diese zentrale Plattform ist gesichert und für Fallback-Szenarien gerüstet.

DAM-Tools können bei Ablauf von Lizenzen Warnungen an alle Nutzer einer Datei senden.

Damit minimieren Sie das Risiko, gegen Lizenzbedingungen zu verstoßen, und schützen sich vor rechtlichen Schwierigkeiten.

 

 

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