We know how.
Kontakt
Fragen Sie uns, wir beraten Sie gerne!
Specific-Group Germany GmbH
Agnes-Pockels-Bogen 1
80992 München
Specific-Group GmbH
(Nordrhein-Westfalen)
Rheindorfer Strasse 3
40764 Langenfeld
Tel.: +49 217 31 65 32-0
Specific-Group Germany GmbH
Altstadt 334,
84028 Landshut
Tel.: +49 89 125 031 315
Digital-Asset-Management sind das Gehirn moderner Büros
Obwohl Digital-Asset-Management-Tools schon seit Langem existieren, sind sie vielen mittelständischen Betrieben noch unbekannt.
Einfach ausgedrückt sind Digital-Asset-Management-Tools (auch DAM genannt) ein zentraler Aufbewahrungsort für all ihre digitalen Dokumente – neben Bildern auch Videos, Präsentationen, Kundenangebote oder Vorlagen mit Ihrem Unternehmenslogo.
Die Dateien („Assets“) werden mit Meta- oder Qualifikationsdaten und einem zuständigen Eigentümer hochgeladen. Mit der integrierten Suche haben Sie Ihre Dateien immer parat und müssen nicht mehr suchen. Ein integriertes System zur Nutzerverwaltung und granularen Autorisierung versichert, dass nur autorisierte Mitarbeiter Zugriff auf die jeweiligen Dateien haben.
Die Tools sind jedoch weit mehr als nur ein zentralisierter Speicherort: Sie vereinfachen den Alltag Ihrer Marketingabteilung und steigern die Produktivität dieser Teams. Viele der zeit- und personalaufwändigen manuellen Vorgänge können automatisiert oder zumindest digitalisiert werden.
Es folgen Beispiele aus der Praxis, wie DAM Ihren Arbeitsalltag optimieren kann:
Kooperation mit externem Partner zur Erstellung von Digital Assets – zum Beispiel ein neues Bild für Ihre Website
Bei der Arbeit mit einer Digitalagentur kann es schnell zu organisatorischen Herausforderungen kommen: Die Designagentur sendet ihre Entwürfe per E-Mail, über Dropbox, auf einem USB-Medium oder auf andere Art an einzelne beteiligte Mitarbeiter. Diese Mitarbeiter nehmen die Entwürfe entgegen, bearbeiten sie lokal, teilen sie eventuell per E-Mail zur weiteren Bearbeitung mit anderen Mitarbeitern und senden schließlich ihre Anmerkungen an die Agentur.
Risiken dieses Ansatzes
Nehmen wir zum Beispiel an, der Empfänger der Entwürfe ist einige Tage auf einem Seminar, und die E-Mail findet keine Beachtung. Gleichzeitig könnten andere Mitarbeiter auf die Entwürfe warten, um ihre Arbeit fortzusetzen. Vorausschauenderweise könnte dies vorher mit der Agentur abgeklärt werden, was jedoch den Zeitaufwand zur Klärung erhöht.
Mit der Zeit weiß niemand mehr, welche Version der Datei aktuell ist und wo sie sich befindet. Es muss unter großem Zeitaufwand nach der richtigen oder wenigstens der letzten verfügbaren Version gesucht werden.
Vielleicht befand sich die einzige Kopie auf der lokalen Festplatte eines Nutzer-PCs, der gerade abgestürzt ist? In diesem Fall müssten Sicherungskopien durchsucht oder neue Dateien von der Agentur angefordert werden.
Es gibt keine Möglichkeit, festzustellen, wer auf die Datei zugegriffen hat. Zudem sind besonders die Lizenzen hochqualitativer Bilddateien oft zeitlich begrenzt, und es besteht das Risiko, dass Ihre Mitarbeiter auch nach Ablauf der Lizenz noch auf das Bild zugreifen. Dafür könnte Ihr Unternehmen mit einer Strafe belegt werden.
Wie kann DAM Ihnen in diesem Fall helfen?
Der Datenaustausch erfolgt zentral über die DAM-Plattform. Dies ermöglicht schnelle und einfache Zusammenarbeit mit externen und internen Nutzern, wobei Kommunikation und Versionsgeschichte immer protokolliert werden und in Zukunft abgefragt werden können – ganz anders als bei E-Mail-Verläufen von Mitarbeitern, die seit Jahren nicht mehr in Ihrer Firma tätig sind.
Diese zentrale Plattform ist gesichert und für Fallback-Szenarien gerüstet.
DAM-Tools können bei Ablauf von Lizenzen Warnungen an alle Nutzer einer Datei senden.
Damit minimieren Sie das Risiko, gegen Lizenzbedingungen zu verstoßen, und schützen sich vor rechtlichen Schwierigkeiten.
Unsere Angebote
Projektmanagement und IT-Unternehmensanalyse
Die erfolgreiche Umsetzung eines DAM ist die Grundlage für die Nutzung der potentiellen Vorteile. Unsere Experten helfen bei Einrichtung und Strukturierung, um Ihrem IT-Projekt zu nachhaltigem Erfolg zu verhelfen.
Gerne beraten wir Sie persönlich.
IT- und Unternehmensarchitektur
Wir unterstützen Sie bei der Auswahl der richtigen DAM-Software für Ihre Anforderungen. Wir integrieren diese Software in Ihr Umfeld und stimmen die Oberflächen auf Ihre Standardsoftware wie CRM, Intranetanwendungen oder Content-Management-Systeme ab.
Gerne beraten wir Sie persönlich.
Softwareentwicklung und Integration
Maßgeschneiderte Lösungen für Ihre Anforderungen. Durch die Anpassung, Kopplung oder Erweiterung bestehender Marktlösungen können Sie Geld sparen. Wir entwickeln die Software, passen Sie an Ihr Umfeld an und binden sie ein.